【汇旺担保】 文献采购自动化系统

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[拼音]:wenxian caigou zidonghua xitong

[英文]:automated acquisition system

应用电子计算机完成图书馆文献采购业务的资料处理系统,是图书馆自动化系统的一个子系统。

简史

20世纪60年代初,第二代电子计算机问世后即开始用于文献采购实验。虽然输入方式仍采用穿孔卡片的方式,与原机械采购系统无明显区别,但资料一经输入,整个加工过程全部由计算机完成,不需人工处理,显示了优越性。这种离线系统在60年代中后期随著第三代计算机的诞生而在北美、欧洲一些国家得到广泛应用。70年代随人机对话功能的改善和大容量随机储存器的使用,出现了联机采购系统,进一步提高了工作效率和资料质量。但许多计算机采购系统是和编目系统结合的,有些系统还用于合作采购,向综合系统或网路方向发展。

功能

(1)查重,即利用该系统提供的检索功能,对每一新的订购要求,用书名、著者、国际标准书号(ISBN)等检索关键字查询本馆馆藏书目文件和采购文件,对于网上实行合作采购的系统则还需查询联机联合目录文件,以避免不必要的重购。

(2)订购,根据订购要求,输入采购资料,经该系统处理后自动生成多种形式的记录写入相应文件中,并按书商要求输出包括订单号、书名、著者、出版商名称、出版地、出版年、订购数量、付款方式等内容的订购单。

(3)催询,定期检查采购文件,对逾期未到的图书,由该系统自动列印催询单或撤销订购单。

(4)验收,收到新书先核对,确定是所需图书后输入收书资讯、发票号、实际金额等用以更新采购文件、资金及统计文件等,列印统计报表和列印新书通知单通知推荐者。

(5)统计,系统自动进行各种统计,定期输出各种统计报表,如周报、月报等,或根据询问随时输出资金使用情况、图书订购情况等。

(6)资金管理,按专题或单位控制资金使用。根据资金使用情况决定付款方式或订购与否,根据验收记载和发票记录等进行财务结算,列印预付款单、结算清单和报表等。

(7)编制新书目录。

系统构成

文献采购自动化系统是以处理采购资料的储存、检索和编排为核心的计算机系统,其特点是资料的多变性而带来文件的频繁更新。因此,对文件的设计需符合这一特点并有利于对资料的控制。一般设立下述文件:

(1)采购文件,是采购系统的主文件它储存著采购全过程中最完整的记录。

(2)倒排档,是按书的某些属性如书名、著者等属性记录值以树型结构储存在磁碟上,供快速随机检索用的一种文件。

(3)资金文件,用于储存采购过程中全部资金帐目,控制资金使用和分配。

(4)书商文件,用于储存书商名称、地址、履行订单所需平均时间和提供优惠比例以及信用情况等。此外,根据需要还可设立订单文件、发票文件、统计文件、待订文件等。

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